Integration til økonomisystem

For at understøtte behovet for at fakturere opgaver, har du mulighed for at integrere med eksterne regnskabssystemer, herunder bl.a. Dinero, Billy og e-conomic. Når der er koblet op til et økononomisystem vil dine kontakter automatisk blive synkroniseret og udføte opgaver vil kunne faktureres og bogføres.

Indstillinger

Det er muligt at tilpasse indstillinger hvornår fakturering skal foregå, om Previsto skal bogføre fakturaen eller blot lade den være en kladde hvor løbende opgaver for en kontakt kan opsamles og om den skal sendes til kontakt på email eller ej. Indstillingerne kan foretages for alle kontakter i virksomheden samt for den enkelte kontakt.

Når du indstiller et regnskabssystem i Previsto får du nogle mulighed for hvordan faktureringen skal foregå som vist i følgende billede. Bemærk at alle 3 indstillinger også kan angives specifikt på den enkelte kontakt, for at tilpasse behov for enkelte kontakt.

Fakturaoprettelse

Under Fakturaoprettelse kan du vælge følgende:

• Ingen – Der vil ikke blive oprette nogen fakturaer.
• Opret fakturaklade – Der vil blive oprettet fakturaklader, men de bliver ikke bogført. Dette bruges ofte til kunder hvor der løbende igennem en periode samles op på samme faktura for senere at blive bogført manuelt igenne regnskabsprogrammet.
• Opret bogført faktura for opgaver – Der bliver oprettet fakturakladder som bogføres med det samme.

Faktureringstidspunkt

Faktureringstidspunktet giver dig mulighed for at styre hvornår Previsto skal oprette fakturaer for opgaven. Som udgangspunkt er det indstillet til Når opgaven gennemføres, men det kan også indstilles til Før opgaven gennemføres. I det tilfælde vil fakturaer blive dannet natten til den arbejdsdag opgaven er planlagt. Dette er ofte brugt i de tilfælde hvor fakturaer skal printes ud og bringes med ud til kunden.

Fakturalevering

Du kan vælge hvordan fakturaen skal leveres. Du kan fx. vælge at den skal leveres til kunde på email eller at den slet ikke skal leveres. Bemærk: Det er pt. ikke muligt at sende EAN fakturaer fra Previsto. Dette skal gøres i regnskabssystemet. Du kan på den specifikke kunde sætte fakturalevering til Ingen levering. Når fakturaen er oprettet i regnskabssystemet kan du derfra sende fakturaen via EAN såfremt regnskabssystemet understøtter det.

Billy

Når du forbinder Billy i Previsto skal du bruge en api-nøgle for at Previsto kan kommunikere med Billy. Den får du på følgende måde:

• Log ind på Billy.
• Under “Indstillinger” finder du “adgangsnøgler”.
• Opret nøglen og giv den et navn f.eks Previsto.
• Kopier nøglen til din udklipsholder.
• Forbind til Billy med nøglen i indstillinger i Previsto.

Dinero

Når du forbinder til Dinero i Previsto vil du blive bedt om at logge ind i Dinero. Herefter vil Dinero automatisk blive forbundet.

Economic

Når du forbinder Economic i Previsto skal du bruge en api-nøgle for at Previsto kan kommunikere med Economic. Den får du på følgende måde:

• Klik her for at give Previsto adgang til dit regnskab. Log ind i Economic hvis du bliver bedt om det. Vælg at Previsto skal tilføjes til dit regnskab.
• Kopier den kode der bliver vist.
• Forbind til Economic med nøglen i indstillinger i Previsto.

Vigtigt info vedr. Economic integrationen

Der er nogle få begrænsninger i inegrationen med Economic i forhold til vores andres integrationer. Læs dem venligst grundigt.

Vare og varegruppe

Previsto opretter en ny vare med koden PV-WC i dit regnskab når du tilknytter Previsto. Denne vare bruges hver gang en opgave faktureres. Det er dog ikke muligt for Previsto at hente oplysninger om hvilken varegruppe der som udgangspunkt skal bruges når Previsto opretter varer. Previsto bruger derfor den første varegruppe den kan finde.

Kunder og kundegrupper

Previsto opretter kontakter i dit økonomisystem, hvis de kontakter der faktureres ikke eksisterer i økonomisystemet. Det er dog ikke muligt for Previsto at hente oplysninger om hvilken kundegruppe der som udgangspunkt skal bruges. Previsto bruger derfor den første kundegruppe den kan finde.

Bemærk også at E-conomic ikke understøtter at kundenumre ændres efter kunden er oprettet. Hvis der ved oprettelse af en kunde i Previsto ikke angives et kundenummer, vil E-conomic autogenerere et kundenummer.

Fakturalayout

Det er ikke muligt for Previsto at hente oplysninger om hvilket fakturalayout der foretrækkes som standard. Derfor anvender Previsto det første fakturalayout den kan finde, hvilket typisk vil være det der allerede er oprettet når et regnskab oprettes i e-conomic.

Afsendelse af faktura via email

Ved afsendelse af fakturaer via email, håndteres dette udelukkende af Previsto. Det betyder følgende:

• Email'en har et andet udseende end hvis den var sendt fra e-conomic.
• Email'en er sendt fra et domæne der tilhører Previsto, men med dit firmanavn som afsender.
• Afsendelsen af email'en bliver ikke registreret i Economic.

Årsagen til at vi håndterer afsendelsen af email i forbindelse med vores Economic integration skyldes at e-conomic ikke understøtter afsendelse af fakturaer via deres API.

Kontaktindstillinger

Når du tilføjer eller redigerer en kontaktperson, giver afsnittet "Regnskab" et enkelt overblik over vigtige fakturarelaterede oplysninger for kontakten. Denne funktionalitet er tilgængelig, når din applikation er forbundet til et regnskab. Afsnittet viser følgende detaljer, som er baseret på dine foruddefinerede indstillinger for regnskab:

Fakturaoprettelse

Under Fakturaoprettelse kan du vælge følgende:

• Ingen – Der vil ikke blive oprette nogen fakturaer.
• Opret fakturaklade – Der vil blive oprettet fakturaklader, men de bliver ikke bogført. Dette bruges ofte til kunder hvor der løbende igennem en periode samles op på samme faktura for senere at blive bogført manuelt igenne regnskabsprogrammet.
• Opret bogført faktura for opgaver – Der bliver oprettet fakturakladder som bogføres med det samme.

Faktureringstidspunkt

Faktureringstidspunktet giver dig mulighed for at styre hvornår Previsto skal oprette fakturaer for opgaven. Som udgangspunkt er det indstillet til Når opgaven gennemføres, men det kan også indstilles til Før opgaven gennemføres. I det tilfælde vil fakturaer blive dannet natten til den arbejdsdag opgaven er planlagt. Dette er ofte brugt i de tilfælde hvor fakturaer skal printes ud og bringes med ud til kunden.

Fakturalevering

Du kan vælge hvordan fakturaen skal leveres. Du kan fx. vælge at den skal leveres til kunde på email eller at den slet ikke skal leveres. Bemærk: Det er pt. ikke muligt at sende EAN fakturaer fra Previsto. Dette skal gøres i regnskabssystemet. Du kan på den specifikke kunde sætte fakturalevering til Ingen levering. Når fakturaen er oprettet i regnskabssystemet kan du derfra sende fakturaen via EAN såfremt regnskabssystemet understøtter det.

Bemærk venligst, at regnskabsafsnittets funktionalitet er afhængig af forbindelsen mellem din virksomhed og en regnskabsapp.